Грамматический справочник | Неправильные глаголы | Типичные ошибки | Транскрипция | Ложные друзья переводчика | Деловая переписка

Краткий справочник по деловой переписке

Написание делового письма

Общие рекомендации

Письмо должны быть ясным, кратким и вежливым.

Употебляйте простые слова/выражения вместо высокопарных и стереотипных, если они имеют одно значение, конкретные вместо абстрактных. Чем проще вы говорите, тем быстрее вас поймут. Однако не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются никакие сокращения типа "I`m" и сленг. Например, вместо фразы "We are the recipients of", лучше сказать "We received". Вы добьетесь краткости и ясности в своих письмах, если будете использовать короткие или средней длины предложения вместо длинных и сложных оборотов. Грамотное деление на абзацы облегчает зрительное восприятие текста, и задает всему процессу ритм.

Одним из показателей вежливости в деловой переписке является личное обращение к человеку. Не надо забывать про вежливость даже тогда, когда вы очень недовольны кем-то или чем-то.

Подытожим:

1. Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения
2. Не употребляйте разговорные сокращения и сленг
3. Делите написанное на абзацы
4. Будьте вежливы и дипломатичны

«Шапка» письма. Используемые сокращения

Каждое деловое письмо печатается (пишется) на уже заготовленном, фирменном бланке. В верхней части бланка размещается так называемая "шапка" - заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:

• зарегистрированное название компании
• краткие сведения о характере ее деятельности,
• контактная информация.

Часто после заголовка приводится информация, кому должны быть адресованы ответы, например:

Аббревиатура в названии компании: Ltd., Inc. или PLC.

Сокращения в строке Адрес:
Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).

Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов:
Telegrams, Cables, Cable, Cable address, Telegraphic address.

К оглавлению